财务部、采购部和供应商账目如何衔接

应付账款对账技巧

在对账前，财务部门会计对供应商提供的对账资料应进行初步审核，不满足条件的对账资料应要求供应商补充完善。首先审核对账手续，是否经过有权人士的签批，其次审核如下内容：

1.对于只提供余额无明细账目的对账资料，不予对账。

供应商必须提供最后一次对账以来的全部账目资料；以前从未进行过对账的，必须提供自双方开始业务往来以后的所有账目资料。对于对方因财务决算审计发函要求核对账面余额的，同样应按照上述原则办理。

2.对于供应商直接依据其销售部门往来资料而非财务部门账目提供对账资料的，不予对账。

双方核对的账目主要应是财务账目，供应商销售部门账目可能与其财务部门账目不符，对账基数存在问题，会给以后的双方清算带来不必要的麻烦，因为最后清算以双方财务账目为准。

3.对于多年无业务往来的供应商前来对账，即使经过企业有权人士签批，供应商的对账资料也必须加盖供应商公章（或财务专用章），或者提供加盖公章的介绍信，否则不予对账。

因为多年无业务往来的供应商，我们不太了解其近年来的情况，可能原有企业已解体、改制，现在对账及以后催款都可能系个人行为，并不代表原企业，可能对账人并不具有索偿权利。

4.对于对账手续和账目资料齐全的供应商，应及时对账并出具对账单。

5.有些供应商属于小企业或个体工商户，账目资料并不齐全，很可能缺失以前年度的账目资料，这种情况如何处理呢？

如果今后双方继续合作，那么应就现有资料出具“有保留意见的对账单”，至少对账目齐全的年度不拖拉造成历史遗留问题。什么是“有保留意见的对账单”呢？就是在对账单上加一个说明段，说明双方对账由于供应商提供账目不全的原因，只就某年某月以来的账目资料进行对账，以前年度的账目并未核对，暂时以某余额为准出具对账单，采购企业保留根据证据进一步调整账目的权利。

如果供应商账目不全而双方余额又不符的，这时供应商通常会同意暂时以双方较小的余额为准出具对账单，如果采购企业余额较小，就不必调整应付账款账面余额；如果供应商余额较小，采购企业就要调低应付账款账面余额，凭对账单确认（债务重组）收益，这时必须由供应商在对账单上签字并同时加盖公章。

6.对于发票丢失又无法确认是采购企业责任的，采购企业不能在对账单上确认该项债务，应要求供应商调减该债权。

7.采购企业财务部门如果采用手工账记账的，最难查找的就是串户错误。对方入账，我方账面上没有入账，很可能是下错户，但是从手工账上查串户，非常困难，而使用财务软件的，在财务软件上查找串户就非常容易，主要是查有无该金额的发生额。

8.为方便对账，应要求供应商下次对账时携带本次的对账单或其复印件。

调整账目

1.对账后必须及时调整账目。如果对账形成的在对账单上长期挂账，以后再想调账还需要重新核实，否则会不知道如何进行；另外，不调整账目会影响企业应付账款的真实余额。 调整账目需要供应商提供复印件的，应要求供应商配合；对于金额较小的，可以简化处理，凭对账单和企业自制说明作为记账凭证附件进行。

2.需要供应商调账的，采购企业还要督促、协助供应商及时调账。因为如果供应商不及时调账，也会影响其应收债权的真实余额。

保管对账单

1.每年根据对账次序将对账单装订成册，供应商提供的对账资料作为对账单的附件与对账单一并装订保存，前面要加上对账清单目录（包括供应商所属地区、供应商名称、对账日期等信息）并注明对账单所属年度、装订会计姓名；装订成册的对账单应按照的保管规定进行管理。

2.应付账款发生变动时，其手头的对账单也要做好移交工作，在移交清单上应特别注明。

采购员的工作好做吗

我的观点：在企业中，采购员工作做好不容易，一个优秀的采购员要过：信任关和业绩关。

一、信任关

在企业里，通常70%的钱是通过采购花出去的，不管你多么廉洁，背后都会有人说你一定拿了回扣。你的上级和老板也有同样的疑虑。

作为一个资深采购，都会在供应商选择、定价、签合同阶段等敏感阶段，邀请更多人参与，使这些环节更加透明。

比如选择新供应商，可以组织跨部门评审小组，给供应商打分确定。

与老板和上级之间的信任，是通过做事情一步一步建立起来的。

二、业绩关

采购员的业绩主要是两个方面：

1. 保证供应

企业中需求部门，提出采购需求后，往往有明确的需求时间，采购需要在需求时间之前使材料进库。这中间有供应商选择、议价或招标、签合同、供应商生产发货、报关、入库和验收等诸多环节。有一个地方延误，都会引起延误供应，承受压力。所以大多数采购员周末也经常接到电话处理紧急情况。

还有的是紧急采购，没有预留充足采购时间，采购员压力更大。

2. 价格便宜

采购员不但要保证供应，还要买的便宜，这需要比价、招标、谈判等诸多工作要做。需要采购员具有采购的知识和对于采购产品的专业知识，比如你要采购钢材，要充分了解材料的特性，钢材市场的变化等。

过了以上两关，你就算得上是一名合格的采购了。

采购员工作职责

1、在采购经理的直接领导下，严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。

2、凡与经销产品相关的厂家代理资质、培训计划、促销政策、奖励、返点、厂家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌，落实到人。

3、要积极主动配合业务部门做好每个项目方案，并与业务部门达成共识。

4、采购员要严格按流程执行并每做到货比三家，控制降低采购成本，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商（形成表单）。

5、承担所负责区域产品项目的标书制作、现场答议、评委协调等与投标有关一切事宜，对于临时应急在客户部不能给予支持的前提下，必须与用户进行深层感情沟通后再进行投标。

6、协助经理搞好供货渠道建设。

7、严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。

8、负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。

9、综合调配公司库存资源，订货时掌握好实际库存和在途物料情况，在有库存的情况下要以先出库存为主。

如果你是一家企业的采购员你的供应商突然告诉你不能按时交货有哪些处理方法

每个人（公司）都会遇到突发事故，这种情况可以分以下处理：

1）若是供应商因不可抗力的原因，如这次南方雪灾，肯定会有不少公司不能按时供货，而这些不是供应商能左右的，这时候和供应商共同协商解决办法，相信能够为以后的合作打下更坚实的基础。

2）若是供应商故意违约，这时候在协商不成的情况下，要采取法律手段，尽可能的维护公司利益，同时尽快寻找新的供应商。

采购员面试技巧和话术

1、一些采购员面试技巧和话术包括：准备充分：了解公司和职位要求，研究采购行业的最新趋势和挑战。

2、展示专业知识：强调自己在采购领域的经验和技能。

3、举例说明：通过具体的案例和成果来展示自己的能力和解决问题的能力。